HIPAA dalam "Singkatnya" – Pedoman untuk Kepatuhan Rekam Medis Dokumen EMR dan Kertas

HIPAA dalam “kata pendek”

Ada dua persyaratan aturan HIPAA; privasi (2003) dan keamanan (2005). Kedua aturan tersebut membutuhkan:

-Mengidentifikasi ancaman yang mungkin,

-Mengakui kerentanan tertentu,

-Menetapkan perlindungan yang layak dan layak dan

-Meningkatkan mekanisme dan kebijakan pertahanan yang diperlukan.

Menggunakan EMR (rekam medis elektronik) tidak memiliki hak dan kesalahan mutlak baik dalam peralatan komputer atau perangkat lunak untuk kepatuhan HIPAA. Biasanya ada empat area untuk diperiksa:

-Physical Security – dapatkah komputer Anda dengan data pasien dicuri?

-User Security – dapatkah seseorang masuk ke database pasien?

-System Security – apa yang terjadi pada hard drive crash?

Keamanan -Jaringan – dapatkah orang yang tidak sah di luar fasilitas Anda mengakses data pasien?

Menggunakan catatan medis kertas menimbulkan pertanyaan serupa:

-Physical Security – seberapa aman file dari kebakaran dan pencurian?

-User Security – kontrol akses dan pencatatan apa yang ada?

-System Security – apa yang terjadi dalam kebakaran atau banjir?

Akses-Penyimpanan – apakah file-file di tempat terkunci dan aman?

Ada hukuman HIPAA

Hukuman moneter sipil mencapai $ 100 per orang per pelanggaran dan hingga $ 25.000 per tahun total untuk jenis pelanggaran yang sama. Ada 30 hari untuk memperbaiki masalah jika tidak melalui pengabaian yang disengaja.

Hukuman pidana adalah untuk "penyalahgunaan" dan untuk memperoleh atau menggunakan informasi kesehatan dengan "kepura-puraan palsu" atau dengan maksud untuk menjual, mentransfer atau menggunakannya untuk keuntungan komersial, keuntungan pribadi atau bahaya berbahaya. Hukuman ini hingga $ 250.000 dan lima tahun penjara.

Saat ini tidak ada badan penegakan yang efektif.

Kepatuhan HIPAA "aturan jempol"

Dengan EMR sebagian besar persyaratan adalah akal sehat dan penyedia tidak perlu terlalu khawatir tetapi memang membutuhkan beberapa langkah dasar seperti:

-Letakkan server komputer Anda di ruang aman, terkunci,

-Gunakan EMR dengan manajemen dan izin pengguna,

-Membuat back-up reguler dan menyimpannya di tempat yang aman dan

-Melaksanakan spesialis komputer.

Sebagian besar praktik medis dan klinik menggunakan catatan kertas harus membuat perubahan fisik agar sesuai dengan HIPPA. Jika Anda terus menggunakan kertas maka ada banyak sekali kerumitan fisik yang perlu dipertimbangkan:

-Cara memantau akses staf,

-Perlindungan kebakaran dan banjir (asuransi tidak cukup)

-A rencana bencana (yang telah didokumentasikan dan dipraktekkan.)

Akhirnya, jika ada kasus hukum yang diajukan penyedia untuk melindungi diri mereka harus memiliki jejak bagaimana informasi individu pasien diakses. Untuk catatan kertas, ini berarti paling tidak lembar keluar yang dimonitor dan untuk penebangan EMR akses file pasien.

Manajemen Dokumen Online Membantu Perusahaan Konsultan Regulasi Memenuhi Peraturan Kontrol Dokumen

Reglera diakui sebagai salah satu konsultan regulasi dan perusahaan proses bisnis outsourcing yang terbesar dan paling cepat berkembang di dunia. Sejak 1999, perusahaan Lakewood, CO, ini telah membantu jaringan manusia dan perusahaan alat-alat medis menavigasi labirin pengaturan melalui keahlian dan pemahamannya tentang persyaratan peraturan dan sistem mutu.

Document Change Control Management adalah salah satu layanan outsourcing yang ditawarkan Reglera. Administrasi Makanan dan Obat (FDA) dan lembaga lain mengharuskan dokumen yang terkait dengan desain dan informasi produk dikontrol. Contohnya termasuk dokumen desain / konstruksi, prosedur operasi standar, catatan pelatihan karyawan dan kebijakan dan prosedur.

Volume dokumen yang harus dikelola oleh perusahaan jaringan atau perangkat medis cukup besar. Perusahaan menggunakan Reglera untuk menyediakan layanan kontrol dokumen – dengan demikian mengganti dan / atau menghilangkan biaya dan kerumitan dalam mengelola departemen pengendalian dokumen internal mereka sendiri.

Reglera menggunakan perangkat lunak manajemen dokumen online berbasis web untuk memfasilitasi program Kontrol Perubahan Dokumen. Perangkat lunak ini menyediakan sistem aman yang divalidasi untuk mengindeks, mengelola, dan mengendalikan semua jenis dokumen (yaitu dokumen kata, spreadsheet Excel, gambar CAD, dll.).

Hal ini juga memungkinkan administrator Reglera dan perusahaan pelanggan di seluruh negara dan di seluruh dunia untuk dengan mudah menemukan dan mengatur prosedur penting dan catatan kualitas 24 jam sehari, 7 hari seminggu. Karena ImageSilo berbasis web, Reglera dapat melayani pengguna akhir dalam jumlah tak terbatas – terlepas dari lokasi geografis mereka – tanpa harus mengeluarkan biaya dan kerumitan instalasi perangkat lunak di lokasi. Sistem secara akurat melacak revisi dokumen dan menyediakan jejak audit untuk dilacak ketika dokumen telah diakses, diperbarui, dll.

"Manajemen dokumen online telah terbukti menjadi cara yang dapat diandalkan, mudah digunakan, dan mudah untuk mengintegrasikan dan memperluas layanan Manajemen Perubahan Dokumen Elektronik Reglera ke klien pengguna akhir kami," kata Tim Anschutz, Wakil Presiden Penjualan dan Pemasaran di Reglera. Anschutz menambahkan, "Menawarkan opsi ASP memberikan titik masuk yang bagus kepada pelanggan untuk membantu menjaga pengeluaran modal tetap rendah sementara juga meminimalkan dukungan TI untuk kegiatan hosting dan pemeliharaan yang sedang berlangsung. Tergantung pada skenario bisnis, opsi web dapat memberikan yang sangat menarik dan ROI superior. "